Coordinateur/trice d'événements indépendant(e)
Void Acoustics | Poole, Dorset
Mission en freelance | Engagement initial de 6 mois
Environ 20 heures d'assistance par semaine, en fonction du calendrier des événements
Void Acoustics recherche un coordinateur d'événements indépendant pour rejoindre son équipe marketing en pleine expansion à Poole, dans le Dorset.
La réussite d'un événement repose sur la capacité d'une personne à veiller à ce que tous les rouages fonctionnent correctement. Qu'il s'agisse de coordonner les prestataires et les déplacements ou de s'assurer que le matériel nécessaire arrive à bon port, nous recherchons un coordinateur d'événements indépendant expérimenté pour apporter un soutien supplémentaire à notre programme d'événements très chargé.
Il s'agit d'une mission en freelance d'une durée initiale de six mois, idéale pour une personne qui travaille déjà à son compte et qui est à l'aise pour gérer sa propre charge de travail tout en collaborant avec une équipe interne.
Le devoir
En collaboration avec notre responsable des événements et l'ensemble de l'équipe marketing, vous assurerez la coordination des salons professionnels, des démonstrations de produits, des événements clients et des événements internes.
- Élaborer et tenir à jour les calendriers des événements, les listes de contrôle et les notes d'information.
- Rechercher des lieux, des hôtels et des prestataires, et coordonner les dispositions convenues.
- Coordonner les déplacements, l'hébergement, les transports et la participation aux événements.
- Coordonner le matériel événementiel, les produits dérivés, les supports marketing et le matériel technique.
- Gestion des inscriptions, des portails des exposants, des badges et de la documentation relative à l'événement.
- Assurer la liaison avec les interlocuteurs internes, les fournisseurs, les lieux d'accueil et les autres partenaires externes afin de garantir le bon déroulement des événements.
- Assurer le suivi des bons de commande, des factures et des dépenses liées aux événements.
- Coordonner les retours d'expérience et les actions de suivi convenues à l'issue des événements.
Ce que nous recherchons
Vous serez un freelance ou un prestataire indépendant expérimenté, organisé, proactif et capable de prendre en charge en toute autonomie les missions convenues.
Vous avez probablement une expérience dans l'organisation d'événements, la coordination de projets, la gestion opérationnelle, la coordination marketing, l'assistance personnelle ou exécutive, ou dans un domaine similaire.
Mais surtout, vous serez capable de cerner rapidement les actions à mener, de gérer des priorités contradictoires et de mener à bien vos missions en toute autonomie.
Vous devrez faire preuve d'un grand souci du détail, d'assurance dans vos relations avec les différentes parties prenantes et les fournisseurs, ainsi que d'une expérience dans l'utilisation d'outils de gestion ou de coordination de projets.
Comment ce dispositif fonctionnera-t-il ?
Nous prévoyons d'avoir besoin d'environ 20 heures d'assistance par semaine en moyenne, bien que cela puisse varier en fonction du calendrier des événements et des livrables convenus.
Une présence ponctuelle à notre bureau de Poole sera utile lorsque la nature du travail l'exigera, par exemple pour coordonner le matériel nécessaire à l'organisation d'événements ou pour rencontrer l'équipe, mais nous sommes ouverts à toute discussion concernant les modalités et le lieu de prestation des autres services.
Il pourra également y avoir des occasions d'assurer une assistance sur place lors d'événements organisés au Royaume-Uni ou à l'étranger, mais cela fera l'objet d'un accord séparé en fonction des besoins de l'événement et de votre disponibilité.
La mission initiale sera d'une durée de six mois ; le périmètre, les livrables et les honoraires seront convenus dans le cadre du contrat de prestation de services en freelance.
Si ce projet vous intéresse et que vous souhaitez vous y consacrer, envoyez-nous un bref aperçu de votre expérience en tant qu'indépendant, de vos disponibilités et de votre tarif journalier ou horaire habituel.
