Freiberuflicher Veranstaltungskoordinator

Void Acoustics | Poole, Dorset
Freiberuflicher Auftrag | Anfängliche Vertragsdauer von 6 Monaten
Ca. 20 Stunden Unterstützung pro Woche, je nach Veranstaltungsaufkommen

Void Acoustics sucht einen freiberuflichen Veranstaltungskoordinator zur Verstärkung seines wachsenden Marketingteams in Poole, Dorset.

Großveranstaltungen funktionieren nur, wenn jemand dafür sorgt, dass alle Rädchen im Getriebe reibungslos laufen. Von der Koordination von Lieferanten und Reisen bis hin zur Sicherstellung, dass die Veranstaltungsmaterialien pünktlich am Bestimmungsort ankommen – wir suchen einen erfahrenen freiberuflichen Veranstaltungskoordinator, der unser umfangreiches Veranstaltungsprogramm zusätzlich unterstützt.

Es handelt sich um einen zunächst auf sechs Monate befristeten Auftrag auf freiberuflicher Basis, der sich ideal für jemanden eignet, der bereits selbstständig arbeitet und es gewohnt ist, sein Arbeitspensum selbst zu organisieren und gleichzeitig eng mit einem internen Team zusammenzuarbeiten.

Die Aufgabe

In Zusammenarbeit mit unserem Eventmanager und dem gesamten Marketingteam unterstützen Sie uns bei der Koordination von Messen, Produktvorführungen, Kundenveranstaltungen und internen Veranstaltungen.

• Erstellung und Pflege von Veranstaltungsplänen, Checklisten und Informationsunterlagen für Besprechungen.
• Recherche nach Veranstaltungsorten, Hotels und Dienstleistern sowie Koordination der vereinbarten Abläufe.
• Koordination von Reisen, Unterkünften, Transport und Veranstaltungsteilnahme.
• Koordination von Veranstaltungsmaterialien, Merchandising-Artikeln, Marketingmaterialien und Ausrüstung.
• Verwaltung von Anmeldungen, Ausstellerportalen, Ausweisen und Veranstaltungsunterlagen.
• Zusammenarbeit mit internen Ansprechpartnern, Lieferanten, Veranstaltungsorten und anderen externen Partnern, um den Ablauf der Veranstaltungen sicherzustellen.
• Unterstützung bei der Verwaltung von Bestellungen, Rechnungen und Veranstaltungsausgaben.
• Koordination des Feedbacks und der vereinbarten Folgemaßnahmen nach Veranstaltungen.

Was wir suchen

Sie sind ein erfahrener Freiberufler oder Selbstständiger, der gut organisiert und proaktiv ist und gerne Eigenverantwortung für vereinbarte Arbeitsbereiche übernimmt.

Sie verfügen wahrscheinlich über Erfahrung in den Bereichen Eventmanagement, Projektkoordination, Betriebsabläufe, Marketingkoordination, Unterstützung als PA/EA oder in einem ähnlichen Umfeld.

Noch wichtiger ist, dass Sie jemand sind, der schnell erfasst, was zu tun ist, konkurrierende Prioritäten in den Griff bekommt und eigenverantwortlich Ergebnisse liefert.

Sie benötigen ein ausgeprägtes Auge fürs Detail, Selbstsicherheit im Umgang mit verschiedenen Interessengruppen und Lieferanten sowie Erfahrung im Umgang mit Projektmanagement- oder Koordinationswerkzeugen.

So wird die Regelung funktionieren

Wir gehen davon aus, dass wir durchschnittlich etwa 20 Stunden Unterstützung pro Woche benötigen werden, wobei dies je nach Veranstaltungskalender und vereinbarten Leistungen variieren kann.

Eine gewisse Anwesenheit in unserem Büro in Poole ist sinnvoll, wenn die Art der Arbeit dies erfordert, z. B. bei der Koordination von Materialien für Präsenzveranstaltungen oder bei Besprechungen mit dem Team; wir sind jedoch offen dafür, zu besprechen, wie und wo die übrigen Dienstleistungen erbracht werden.

Möglicherweise ergeben sich auch Gelegenheiten, bei Veranstaltungen in Großbritannien oder im Ausland vor Ort Unterstützung zu leisten; dies würde jedoch je nach den Anforderungen der Veranstaltung und Ihrer Verfügbarkeit gesondert vereinbart werden.

Der Auftrag hat zunächst eine Laufzeit von sechs Monaten; Umfang, Leistungen und Honorar werden im Rahmen des Vertrags über freiberufliche Dienstleistungen vereinbart.

Wenn das nach einem Projekt klingt, in das Sie sich gerne einbringen würden, senden Sie uns bitte eine kurze Übersicht über Ihre freiberufliche Erfahrung, Ihre Verfügbarkeit und Ihren üblichen Tages- oder Stundensatz.