Coordinatore di eventi freelance

Void Acoustics | Poole, Dorset
Incarico freelance | Impegno iniziale di 6 mesi
Circa 20 ore di supporto a settimana, a seconda dell’attività legata agli eventi

Void Acoustics è alla ricerca di un coordinatore di eventi freelance da inserire nel proprio team di marketing in espansione a Poole, nel Dorset.

Il successo di un grande evento dipende dalla capacità di qualcuno di tenere sotto controllo tutte le varie parti in gioco. Dal coordinamento dei fornitori e dei viaggi alla verifica che il materiale necessario per l’evento arrivi a destinazione, stiamo cercando un coordinatore di eventi freelance con esperienza che fornisca ulteriore supporto al nostro fitto programma di eventi.

Si tratta di un'opportunità iniziale di lavoro freelance della durata di sei mesi, ideale per chi lavora già in proprio e sa gestire autonomamente il proprio carico di lavoro, collaborando al contempo con un team interno.

Il compito

Lavorando a stretto contatto con il nostro responsabile degli eventi e con il team di marketing in generale, fornirai supporto nel coordinamento di fiere, dimostrazioni di prodotti, eventi per i clienti ed eventi interni.

• Elaborazione e aggiornamento dei programmi degli eventi, delle liste di controllo e delle informazioni per i briefing.
• Ricerca di location, hotel e fornitori e coordinamento degli accordi concordati.
• Coordinamento di viaggi, alloggi, trasporti e partecipazione agli eventi.
• Coordinamento del materiale per gli eventi, del merchandising, del materiale promozionale e delle attrezzature.
• Gestione delle iscrizioni, dei portali per gli espositori, dei pass e della documentazione relativa all'evento.
• Collaborare con i referenti interni, i fornitori, le sedi e altri partner esterni per garantire il regolare svolgimento delle attività relative agli eventi.
• Supporto nella gestione degli ordini di acquisto, delle fatture e delle spese relative agli eventi.
• Coordinare i riscontri ricevuti e le attività di follow-up concordate al termine degli eventi.

Cosa cerchiamo

Sarai un libero professionista o un collaboratore esterno con esperienza, organizzato, proattivo e in grado di assumerti la responsabilità delle aree di lavoro concordate.

Probabilmente hai esperienza nel settore degli eventi, nel coordinamento di progetti, nelle operazioni, nel coordinamento del marketing, nell’assistenza come assistente personale o in un ambito simile.

Ma soprattutto, sarai una persona in grado di comprendere rapidamente cosa occorre fare, gestire priorità contrastanti e portare a termine il lavoro in modo autonomo.

Dovrai dimostrare grande attenzione ai dettagli, sicurezza nel rapportarti con diversi soggetti interessati e fornitori, nonché esperienza nell’uso di strumenti di gestione o coordinamento dei progetti.

Come funzionerà l'accordo

Prevediamo di aver bisogno in media di circa 20 ore di assistenza a settimana, anche se tale cifra potrebbe variare a seconda del calendario degli eventi e dei risultati concordati.

Sarà utile una certa presenza presso la nostra sede di Poole nei casi in cui la natura del lavoro lo richieda, ad esempio per coordinare il materiale necessario per eventi in presenza o per incontrare il team, ma siamo disponibili a discutere su come e dove fornire i servizi in generale.

Potrebbero inoltre presentarsi opportunità di fornire assistenza in loco in occasione di eventi nel Regno Unito o all’estero, ma ciò verrebbe concordato separatamente a seconda delle esigenze dell’evento e della tua disponibilità.

L'incarico iniziale avrà una durata di sei mesi; l'ambito di intervento, i risultati attesi e i compensi saranno concordati nell'ambito del contratto di prestazione di servizi freelance.

Se pensi che questo sia il tipo di progetto a cui potresti dedicarti, inviaci una breve descrizione della tua esperienza come libero professionista, della tua disponibilità e della tua tariffa giornaliera o oraria abituale.